תוכן עניינים
כבעלי עסקים, אנחנו כל הזמן חושבים על התייעלות עסקית ורווחית, שמצד אחד תקל על שגרת העבודה שלנו ומצד שני תכניס לנו יותר כסף. הפתרון היעיל, המקצועי והנכון ביותר למשימה זו הוא השימוש ביכולות של אוטומציה עסקית.
אוטומציה עסקית מתקדמת יכולה להתבטא במגוון משימות או פעולות המתבצעות באופן ידני על ידי בני אדם, והפיכתן למנגנון פעולות אוטומטי המבוצע ללא מגע יד אדם.
איפה ניתן לייעל את העסק בעזרת אוטומציה עסקית
אוטומציה עסקית יכולה לפגוש אותנו במגוון מקצועות ונישות שונות בקטגוריית העולם העסקי.
- עובדים בבק אופיס – סדר ארגוני טוב יותר, תוך ניצול הזמן בצורה מקסימלית.
- עובדים בתחום שירות הלקוחות – מענה אוטומטי לפניות לאחר קמפיינים שונים לדוגמא לאחר קמפיין דיוור בוואטסאפ.
- עובדים בתחום השיווק – יצירת קמפיין שיווק בוואטסאפ שפועל באופן אוטומטי ומספק תשובות ללקוחות לכל שאלה על ידי תסריט מוכתב מראש.
- דרג ניהולי – תהליכים אוטומטיים למעקב אחרי תוצאות וקמפיינים.
אוטומציה עסקית היא לא תוכנה או מוצר מדף, אלא תכנון נכון ומדויק של תהליכים עסקיים קיימים ומציאת פתרון חסכוני בהתאם.
כאשר מתחילים לתכנן תהליכי אוטומציה עסקית, נדרש להכיר היטב את רבדי העסק השונים, החוזקות והחולשות בעסק, מתודות העבודה ותהליכי המכירה, נושא שימור הלקוחות ועוד. לכן, את תכנון האוטומציה העסקית בעסק יש לעשות איש מקצוע או לכל הפחות בעל העסק בכבודו ובעצמו.
אז איך מתחילים לתכנן אוטומציה עסקית? ראשית, חשוב לפרק את כל התהליכים בעסק לרזולוציות קטנות וקצרות. יש לשרטט את כל התהליכים על כתב או באופן דיגיטלי – למשל, Miro או Diagrams יכולים להיות מעולים לכך. לאחר שפירקנו וסידרנו את תהליכי המכירה, השיווק, השימור וכדומה, נוכל להתחיל בתכנון האוטומציה העסקית. לשם כך נזדקק למומחה אוטומציות שייקח את המושכות לידיו ויחל בתכנון האוטומציה העסקית באופן מקצועי.
דוגמאות פרקטיות לאוטומציה עסקית שתחסוך לכם זמן וכסף:
1.הפקת מסמכים: בעת קבלת תשלום מלקוח, במקום שניכנס ונפיק את המסמך החשבונאי באופן ידני ונשלח אותו ללקוח – תהליך שלוקח בדרך כלל 10-15 דקות – נוכל להפוך אותו לתהליך אוטומטי שלוקח בדיוק 20 שניות, כולל: זיהוי אוטומטי של קבלת תשלום, הפקת מסמך חשבונאי ושליחה ללקוח בוואטסאפ באופן אוטומטי כמובן על ידי שימוש ב בוט לוואטסאפ.
2.תזכורות לפגישה: במקום שהנציגת שירות שלך תחייג ללקוחות לפני כל פגישה ותוודא אישורי הגעה, באמצעות אוטומציה עסקית ניתן להפעיל בזמנים משתנים, בהתאם ליומן הפגישות, תזכורת אוטומטית באמצעות חייגן שיחות או הודעה אוטומטית בוואטסאפ. הלקוח יצטרך לאשר הגעה או לבטל את הפגישה, וכך לחסוך את הפעולה הידנית ולהפוך אותה לאוטומטית ומועילה.
3.שילוב חומרה ותוכנה: דוגמה נוספת לאוטומציה, שלא בהכרח בעולם העסקי, היא שילוב תוכנה וחומרה. למשל: פתיחת שער חניה על ידי פקודה בוואטסאפ או הדלקת אור או מזגן על ידי חיוג טלפוני. זהו אוטומציה סופר מבוקשת וקיימת היום במגוון בניינים משותפים הכוללים חניון ציבורי לרווחת הדיירים. באמצעות שיחה למספר טלפון ניתן לפתוח את השער של החניה או באמצעות מילת מפתח בוואטסאפ ניתן לבצע מגוון פעולות כגון: כניסה לבניין במקום קוד סודי, הזמנת מעלית או פתיחת דלת.
4.שליחת בקשות תשלום (מס"ב): דוגמה נוספת בתחום העסקי היא תשלום לספקים. נושא זה ידוע ככאב ראש, אך אם עושים זאת נכון באמצעות אוטומציה עסקית, ניתן לחסוך שעות רבות של התעסקות ובכך באופן אוטומטי, או על ידי לחיצה על כפתור, להפיק פקודת תשלום (מס"ב) לספק/עובד דרך המערכת הבנקאית באופן מאובטח ומקצועי.
5.דוחות אוטומטיים: דוגמה נוספת לאוטומציה עסקית היא שילוב של צ'אט בוט בוואטסאפ או בכל ערוץ אחר לשליחת דוחות אוטומטיים על מגוון תרחישים בעסק, החל מגבייה, לידים, ממתינים להתקשרות חוזרת או כל דבר אחר שדורש סכימה מורכבת וישיבה של שעות רבות. בוטים יכולים לבצע את הכל ובזמן מאוד קצר, וחוסכים המון עבודה ומשאבים.
לסיכום!
אוטומציה עסקית יעילה וחסכונית היא נגזרת של תכנון נכון ומדויק לתהליכים ידניים ומסורבלים. תחילה יש לאפיין נכון את הצורך ורק לאחר מכן להמיר את כל שלבי התהליך לאוטומטי ומהיר. ,תהליך שיחסוך לכם זמן יקר, כסף ויעניק לכם ערך מוסף בעסק.
בחברת The-Hunters אנחנו מעניקים שירותי תכנון והטמעת אוטומציות עסקיות בהתאמה אישית ונשמח לסייע לכם.